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凡事预则立，不预则废。做好会前准备是确保优质高效开好会议的基础。会前准备要走好“方案制定、会议通知、会议确认、会场布置、会场查验”关键五步。

【方案制定】

根据会议特点和要求，第一时间摸清情况是制定会议方案的前提。

一是确定会议主题，掌握会议背景、主要内容、以往惯例等；

二是确定会议类型，搞清楚会议是全体大会、座谈会还是报告会，掌握会议时长、参会领导、具体范围等；

三是确定会议形式，搞清楚会议是现场工作会、电视电话会还是网络视频会，是上下座（设主席台）、圆桌座还是面对面座，掌握会议场地布局。

在摸清基本情况的基础上起草会议方案，要素包括会议时间、举办地点、主要内容、会议议程、参会范围、其他事项等

【会议通知】

在发布会议通知的时候需要注意以下二点：

一是根据会议会议方案发布通知，简明扼要，说清注意事项，如防疫要求等。

二是就本次会议的准备事项通知单位责任科室/责任人。

【会议确认】

会议通知发布后要及时接受各单位反馈，就参会人员的名单进行汇总和确认。在次工作中应主要注意以下几点：

一是就通知回执初步进行人员名单汇总，将已确认参会的人员汇入名单中会场布置物料，录入时建议用信息化手段，借鉴手头已有的相关人员总名单（如通讯录），进行核实。

二是就应参会而未参会的人员，核实好请假原因，在名单中注明，确认好是否需要替代人员参会。

三重点确认参会人员的名字和职务，确保不出问题。

【会场布置】

一是进行会场布置，摆放好会议需要的硬件设施。确认好会场上的桌椅数量，摆放方向，摆放时重点考虑参会人员是否方便讨论、是否方便进出。

二是确认座次。就名单中确认参会的人员的职级进行桌椅排放，同时放上桌签、白纸、中性笔、矿泉水或水杯。桌签摆放一般正对参会人，置于桌面中央偏上方。

【会场复查】

一是硬件设施复查。在会议举办前一天对会议室的各种设施进行试用。主要包括：显示屏、话筒、音响、灯光、空调、会标、指示牌。此外，对会议路线进行确认会场布置物料，就有关事项叮嘱好礼仪人员。

二是文字材料复查。就会议议程、研讨材料等进行再一次确认、阅读，确保无误。