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想要成功策划一场“大型活动”，可以按照本文列出的框架进行筹备策划和管理。由于大型活动牵涉的层面、因素千头万绪，很难尽书，所以本文仅作为一个一般性的框架性指引。

●了解大型活动的特性●

大型活动是一项有强目的性、强计划性、有步骤地组织众多人参与、传播的社会协调活动。大型活动有以下特性:

1.强目的性

大型活动往往耗费很多资源，包括人力、物力、财力，没有目的而耗费资金做活动是不可能的，目的不鲜明也是不值得的。

按照活动性质区分，大型活动的目的包括但不限于：搭建活化贸易的平台（展览会）、搭建信息集散交流平台（政府与行业大会）、企业营销手段（企业活动）等，而现今的大型活动，往往是多种目的、多种形态融合的。明确大型活动的目的，才能清晰地规划实现手段。

另外，大型活动由于社会影响力较大，所以最好在策划层面的目标上带有社会意义，比如社会公益、全民健康等等。

2.强计划性

大型活动因为规模浩大，牵涉层面众多，因而要求计划周密、完整、预先。对于计划的严密实施，需要主办方和执行方具有较强的项目管理能力和经验。所以，大型活动的策划执行方应以高标准选择，小型活动公司来执行大型活动风险则较高。

3.大规模参与性

大型活动一定有大规模的参与者，但一般意义上指的大型活动是具有较高社会化程度，外向型的。所以如果一个活动是企业内部大会，那么即使人数再多也不能算“大型活动”

●前期策划筹备●

1.确定举办地

大部分的大型活动在立项时就已确定举办地了，但还是有为数不少的活动会面临选择举办地的问题。举办地选择一般遵循产业集中、政府鼓励、硬件成熟、交通便利、配套齐全这几个原则。

以青岛西海岸为例：青岛在“一带一路”、海洋经济、医药健康、家电制造、高端装备制造、人工智能等多个市场具有举办大型活动的产业集群优势；青岛西海岸政府对于会展活动引进出台了积极的奖励扶持政策；区位内拥有室内可布展面积达15万平米的专业会展场馆“青岛世博城”，37家星级、品牌酒店活动策划一场多少钱，客房超4万余间；区位距离青岛三个火车站、青岛流亭机场均不超过60分钟车程，处于交通枢纽一小时交通圈内；区位内拥有九大购物中心，方便参会参展生活配套；金沙滩、银沙滩、琅玡台风景区、大珠山风景区等一系列旅游景区构成了丰富的区位旅游资源，可以丰富参会参展行程体验。

2.确定会期

确定会期时，可以按照以下五个要点：

首先需要注意避开重大社会活动，以及同行业其它大型活动。

其次是工作日和周末的选择，一般的商业和政府活动选择工作日，避开周末。面向大众的展销会则以周末优先。综合性展会，工作日举办专业洽谈，周末举办消费展。

第三，如果会期定在目的地城市旅游会展淡季，可以有效节约酒店和会场费用。当然了，也要同时考虑当地淡季时的气候因素。

第四，如果是邀请大量企业参加的大型活动，要注意年底是大多数行业的企业比较繁忙的时期，最好避开这个时段。

第五，和酒店或会展中心、会议中心等场地方预约档期。为了灵活性、价格、谈判先机的优势，预约档期的原则当然是越早越好，大型会议、展览至少提前一年以上，国际大会至少提前两年以上。

3.合同签订

举办地和会期确定后，尽快与场地、酒店、执行公司等供应商签订合同。如果举办地政府有鼓励扶持政策，要及时上报项目。

4.考察踩线

为了制定出最合理的行程计划，提前发现潜在问题，提前到举办场地、酒店、景点等进行考察踩线是非常必要的。同时，考察踩线时，也可以看出执行公司的专业水准和能力。

●中期策划筹备●

1.活动方案

活动方案应包括（不限于）：组织方（主办方、指导单位、协办方、承办方等）、背景/目的/意义、3W（时间地点人物）要素、主题诠释、调性呈现（宣传语、主视觉设计等）、活动日程、展位规划图、会场平面或3D效果图、应急预案、招商方案、宣传方案等。

2.选供应商

选择活动需要的各类供应商，如：展会主场搭建、接待、机票、车队、餐饮、礼品、搭建、报名签到软件、团建、摄影、速记、翻译、WIFI、发电车、会刊会报制作印刷、消毒设备、安检安防、服务人员、商演、服装、医疗、公关发稿、媒体采访、车辆美容（车展等有车亮相的活动需要）、接送机、国际托运、保洁、特殊需求（如清真餐、犹太餐、特殊材质布草、药物、货币兑换、电话卡、托儿服务等）。

3.政府报备

举办大型活动前必须向举办地政府进行报备，报备审批通过方可举办。报备单位一般是活动举办场地的辖区派出所。

4.制作物料

包括道旗、展位、易拉宝、奖杯、广告条幅、会刊、礼品、不粘胶、木结构拱门等制作物，应按照不同设计与制作工期，在大型活动举办前制作完成。别忘了和制作商协调制作物在仓库存放的时间。

5.招商招展

对外发布招商方案、招展方案，以便展商、赞助商尽早确立权益。传统模式下招展、招商经常是电话表+销售电话形式，但随着互联网、移动互联网的成熟，当下招展往往采取综合性手段，即呼叫中心（或销售团队）、邮件营销、短信营销、搜索引擎优化、网络广告投放、公众号传播等多管齐下。

6.邀约嘉宾/观众

邀约嘉宾要准备专属的纸质和电子邀请函，邀约过程要让嘉宾感受到尊重和礼遇。一般设立专门的一个团队负责嘉宾、VIP的邀约以及接待。邀约观众则和招商招展手段类似。

7.媒体预热

应在活动举办前选取适当的宣传时间线，通过各种媒体发声，为活动预热，也为招商、招展、招募观众铺路。发布媒体的类型包括：大众新闻类媒体、行业媒体、地方媒体、KOL自媒体。需要注意的是，很多地方政府为了积极引进会展落地，可以帮助主办方协调媒体资源，比如有些地方政府会年度集中采购当地广电系广告额度，重量级的大型活动可以洽谈是否能免费使用这种广告额度。这是一个在扶持政策之外不容错过的礼遇。

●活动档期管理●

1.供应商管理

因大型活动牵涉层面、因素、细节极为繁杂，因此在项目正式开始前，应召集所有供应商统一作战部署。所有供应商应人手一份《执行手册》，其中有明确的流程指引、时间要求、室内外地图、质量标准要求、负责人联系方式等，供应商确认无误后签字表示按此执行.

2.组织分工

主办方和执行方应设置各个负责组，分别覆盖活动中的所有场景、所有人员、所有风险，各个组的职能和权限要明晰。目的是做到在活动全程所有场景下，任何人有事第一时间能找到负责组，负责组第一时间能按预案和授权解决问题。

3.灵活应变

活动永远不可能100%按照计划和预期进展，大型活动更是如此。周密的计划和严格的执行只能尽量把意外扼杀在摇篮里，但是随着规模的增大、人数的增多、时间的延长，越大的活动，不可预料的意外情况出现的概率越大。主办方和执行公司必须做好随时迎战，随时解决突发问题的准备。此时，经验丰富、头脑清晰、决策果断的总控就格外重要。

●活动后管理●

1.撤展

将展位、制作物等撤离会场。如果有可回收物料，送归库房。注意撤展时，不要损坏场地的地砖、地毯、窗帘、大门、桌椅、电梯等。在布展时如果发现以上地方有旧损毁，应拍照、录像活动策划一场多少钱，并明确告知场地方，以免撤展时被罚。另一个容易出问题的地方是车辆运输。比如事先没有计算好车辆限号日期导致没有足够的车辆运输，比如有些撤展运输车辆司机不熟悉城市道路，耽误撤展时间等。

2.资料管理

活动期间拍摄的照片、视频，现场产生的费用发票，收集的名片、资料，需要回收的宣传资料、礼品等，应有专人统一保管。

3.闭幕报道

活动的新闻稿应事先写好大部分，只留下其中某些涉及到活动期间才能获知的数据部分、人名部分，活动结束时补齐。新闻稿应该有至少两种版本，即简化版和完整版，适用于不同要求的媒体发布。更专业的公关公司，会写出多达十数个版本的新闻稿，以适应不同行业、性质的媒体需要。还要挑选出紧扣主题、生动清晰的摄影照片，作为新闻稿配图。