如今科技发展快速，传统的会议室或多功能厅设备存在不够智能情况，会议室信息不能有效的进行沟通。会议室不够用给企业造成效率低下、部门间引发矛盾、重要会议受到打扰、增加人员成本等等严重的影响。智能会议预约系统软件是一个由人和计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、维护和使用的会议信息管理系统，帮助企业规范电子化管理会议室资源，提高会议室的使用率，节省会议组织者的时间。

会议预约管理系统可以有效解决会议室扎堆争抢的情况，会议室预定可以通过网页、企业公众号、企业号、小程序等平台登入系统即可清楚了解所有会议室使用情况，并且不受区域限制只需要能联通网络即可。会议预订人在后台选择会议室、会议时间、参会人员等简单信息，随即完成会议室预定，方便快捷的预定方式比传统的人工预定提升巨大的办公效率。

会议预约成功后预定会议室，所有参会人员的微信、短信或邮件都可以收到"会议安排"推送信息，详细信息包括会议地点，会议时间，会议主题、会议内容、主讲人、参会人员等信息。该功能完善了会议通知不及时等情况，每个参会人员都有充分时间进行会议前的准备，同时参会人员在会议室门牌一体机上可以通过刷卡、人脸识别、指纹、扫描等方式进行考勤签到，方便管理到场人员数据统计。

在每个会议室门牌一体机上都会显示会议室使用状态、会议时间、会议日程、主讲人、会议主题等预定会议室，其他人员可快速了解会议室的使用情况，会议室预约情况一目了然。会议预约系统的部署有效防止忽然有人走进来说 “打扰了”、“不小心走错了”，会议被打断。

智能会议预约系统软件在会议结束后，提供统计报表自动生成，会议室自助预定，节省管理麻烦，自动费用结算自动提醒，无需人工管理，运营效率大大提升的同时，成本大幅度降低。使管理更加智能、高效;统计报表和分析功能，更能帮助企业合理规划、管理会议室资源。

随着智能会议预约系统的诞生，在许多企业单位、政府、学校教育中被越来越多地运用，它的重要性日渐凸显。