对于会议公司来说，其成本费用并不高，主要花在成本上的费用就是在进行业务的时候需要住宿费用，会议室的使用费用，来往交通费用以及人员的餐饮费用等等，会议公司应针对主办方的要求来设计服务方案。

1.住宿费用

酒店住宿费用是会议费用中的主要开销，一般而言价格受酒店星级标准、房型等因素影响波动，相比于自己预定同过专业的会议服务商通常能获得比较好的折扣。

2.会议室费用

会议室租赁，或者说是会议场地的租赁、可细分为会议场地租金、会议设施租赁费用、会场布置费用，其他支持费用。主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3.交通费用

（1）出发地至会务地的交通费用：包括航班、铁路、公路，以及目的地车站、机场至住宿地的交通。

（2）会议期间交通费用：主要是会务地交通费用商务会议场地租赁，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

（3）欢送交通及返程交通：包括航班、铁路、公路、及住宿地至机场、车站、交通费用。

4.餐饮费用

（1）早餐，早餐形式一般以自助餐为主，费用的计算以人数为依据。

（2）中午餐商务会议场地租赁，中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

（3）酒水及服务费，一般来说在酒店就餐，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

（4）会场茶歇，影响会场茶歇的因素包括了有参会人数、茶歇点心饮料的等因素。

5.其他会议杂费

杂费是指活动策划过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。

杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。